离职交接的四类风险,九项应对措施
日期:2021-03-14 浏览

Hello!亲爱的智慧职场HR小伙伴!我是@工具书作家王胜会-卷毛老师!针对本次的话题,我想先从离职的类型划分开始说起,在明确离职交接两个方面的内容、离职交接的四类风险及处理思路的基础之上,规范离职交接内容和手续,设计离职交接表,最后,强调并分析离职交接过程中沟通的重要性及内容。哈,六个方面的内面详解“离职交接的四类风险,九项应对措施”,大家开始享受“大餐”吧!

 

一、离职的四种类型

员工离职在性质上可以分为自愿离职和非自愿离职。自愿离职包括员工辞职和退休;非自愿离职包括集体性裁员和辞退员工。

(1)退休,对于企业更新人员年龄结构具有正面价值,在正常情况下其数量和比例具有可预期性。

(2)集体性裁员,一般不是企业运营管理过程经常发生的行为,本次关于离职交接的话题不予探讨。

(3)辞退员工,一般是部门负责人或员工的直接主管事前与老板、HR通过气,做好了相当的准备工作,所以,离职交接基本上也不存在风险。

(4)咱们重点来看看员工离职,就是有意或被迫提出辞职,可以分为两种情况:一种是企业认为不符合企业文化或不具有竞争力的员工,企业往往通过较低的加薪、缓慢的升迁等制度或方式暗示员工主动辞职,从而规避给付员工经济赔偿金;另一种才是真正意义上的企业内部人才流失,即那些有利于企业运营和成长的员工的离职。尤其是第二种企业意想不到的员工突然提出辞职申请的情况,往往造成部门负责人、直接主管和HR的混乱,而产生离职交接风险。

 

二、离职交接两个方面的内容

员工在辞职前必须履行岗位工作交接义务。工作交接包括两个方面的内容。

(1)辞职员工向接替其工作的员工,介绍本岗位职责、工作范围、工作方法和业务运作程序,交清本岗位上的各种设备、设施情况等内容。

(2)向继任者员或用人单位指定的人员交待尚未完成的工作任务,如与客户之间未履行完毕的合同以及其它与工作职责有关的尚未完成的一切事务。

 

三、离职交接的四类风险及处理思路

1.离职交接期间的绩效损失
(1)对员工离职的方法和离职工作交接做事先约定,或者说存在现行的离职管理规章制度。
(2)在企业内部创建顺畅的无缝沟通渠道,创造有激情的内部环境,避免员工的猜忌,避免影响在职员工的情绪,避免引发跟风效应造成整个团队集体提出辞职。
2.关键技术/商业秘密的泄露
(1)加强商业保密措施,对于涉密相关岗位的新员工入职时即签订保密协议。
(2)签订竞业限制协议。
3.造成客户的流失
(1)建立客户信息数据库,实施客户关系系统管理,编写好话术向客户提前说明员工岗位调整,及时交接客户名片、联系方式和签订的合同文本等。
(2)实施品牌战略,依靠品牌的知名度和美誉度来留住好客户。
4.造成岗位的空缺
(1)如果不能确保尤其是关键、核心、骨干岗位的招聘在一个月内到位,那么,企业就应该提早在内部设立后备人员的培养计划。
(2)同时,在外部设立行业关键人才的监测计划。

 

四、规范离职交接内容和手续

1.办公用品交接

员工在职期间,因工作需要,公司为其个人配备的办公用品、设备、设施和其它财物,均应该在离职交接表上登记清楚,交接完毕。

2.工作内容交接

一是离职员工向继任者讲解其岗位职责、工作范围、工作方法和业务运作程序;

二是向继任者交代尚未完成仍需继续完成的工作任务,尤其是详细说明“重要+紧急”的工作事项。

3.离职监交

离职交接期间,为避免离职人员交接内容不全面或产生争议,应该安排在职的且对员工工作比较了解的人做监交人,交接双方在所有项目交接完毕之后,监交人应在交接表上签字确认。

 

五、离职交接表的设计

员工辞职时应将其负责的工作事项与企业进行交接。同时,本部门、财务部以及人力资源部应有专门人员与辞职员工进行工作内容、薪酬、财务、工作用品等事项的交接。交接完成后,应由交接人员和负责人书面确认。离职交接表的设计,范本如下表所示,供各位HR小伙伴参考。

××公司离职交接表

 

姓    名

 

部    门

 

职    位

 

入职日期

 

离职日期

 

离职类别

 

离职原因陈述

 

交接部门与事项

交接人签字

备    注

所属部门

工作职责交接

 

 

工作资料交接

 

 

其    它

 

 

财务部

工资结算

 

 

备用金交接

 

 

扣缴金额

 

 

发票交接

 

 

其    它

 

 

人力资源部

员工手册

 

 

考勤打卡

 

 

办公用品

 

 

其    它

 

 

总经理批示

签字:             日期:

 

六、离职交接过程中的沟通

1.离职沟通

离职沟通是HR和离职员工所属部门负责人不容忽视的一项重要工作,离职沟通执行的好,不仅能抓住机会帮助企业留住优秀员工,或者能发现企业日常管理中存在的不足,有效避免企业劳动纠纷的发生。

2.离职交接见面时的沟通

企业老板、HR、离职员工所属部门负责人、直接主管和其他部门相关移交人、监交人等,必须重视员工离职交接见面时的沟通,善待即将离职者并积极与之交流,或挽留,或表示欢送,或叮嘱未完事项是否需要帮助等。HR作为离职前沟通的主要责任人之一,应明确与离职者沟通时的注意事项、沟通的重点内容等。

3.离职交接完毕后的沟通

HR应在离职员工办好所有流程手续交表时,再次确认,然后提交总经理签字,并负责建立相关人员的离职后续管理工作,包括离职员工的档案管理、离职员工的工作进展、个人发展等问题,通过诚心、真心的关怀、关心建立良好的终生关系,不仅能使好马吃得回头草,使其成为企业外部的可供开发的人力资源,而且能进一步化解带着情绪离开企业的员工,避免或减少劳动纠纷的发生,促进企业文化和企业形象的正向传递。

再说了,万一(其实是不少时候)员工离职交接后,再有事情打电话询问呢?还是搞好关系为妙。不是国内外有不少知名企业已经建立了“离职员工俱乐部”“前员工俱乐部”吗?或者,有的公司年会还邀请离职员工代表参加吗?哈,离职交接表上签了字,还要安排离职沟通的重要性可见一斑哦!

 

好了,各位智慧职场的HR小伙伴,看完文章赶快修改或者完善你们公司的《离职管理规定》、《离职交接表》、《人力资源管理风险操作手册》,或者安排几场离职风险规避、离职面谈技巧等选题课程培训吧!